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湖州市律师行业业务档案立卷归档指引(试行)

来源:时间:2022-01-28 08:57

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第一章      

第一条  律师业务档案,是律师进行业务活动的真实记录,反映律师维护国家法律正确实施,维护委托人合法权益的情况,体现律师的基本职能和社会作用。为加强对律师业务档案的管理,制定本指引。

第二条  律师承办业务形成的文件材料,应当严格按照本办法规定的要求立卷归档。

立卷归档工作由承办律师负责。

第三条  刑事案件多个阶段一并委托的,可以立一案;分别委托的,按委托阶段分别立案。

民事、行政诉讼案件,如果一份委托合同一次收费(包括固定收费和风险代理)但囊括多个阶段的,应该按阶段分别立案。

民事案件、仲裁案件如果委托合同中包含了执行代理且执行代理不另行收费的,则执行阶段可以不单独立案。委托手续中的律所公函可借用一审(仲裁)代理的案号,比如原案号为民100号的,执行公函可以表述为民100-1号。

第四条  律师业务档案原则上按案号立卷,一个案号立一卷。

代理执行阶段但根据本指引第三条不单独立案的,如无重要法律文书的,则执行阶段可不单独立卷,但应将公函、授权委托书归入诉讼或仲裁卷;如有重要文书的,则应立卷,但立为主卷的附卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷,但不同律师事务所律师合办的法律事务除外。

执行案件终结执行、案件归档后,因恢复执行而新增加的材料,在执行终结后,立为附卷。

律师担任常年法律顾问,提倡按一单位一年度一卷存档。

破产管理人在办理破产清算、重整过程中,作为管理人代理的案件,可不单独立案,而以破产案件的案号加按案件受理时间确定的序号,作为案号。比如破产案件案号为“(2021)**律非诉字第001号”,则代理的第一件诉讼或仲裁案件为“(2021)**律非诉字第001-01号”,以此类推。每件案件按件归集资料并装订,与破产案件其他资料统一留存备查。

第五条  律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等,要求整齐、清晰。

 

第二章  案卷材料的收集、整理和排列顺序

第六条  律师接受委托并开始承办法律事务时,即应同时注意收集保存有关材料,着手立卷的准备工作。

第七条  律师应在法律事务办理完毕后,及时全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料,补齐遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。

第八条  律师立卷归档过程中,内容相同的文字材料一般只存一份。

第九条  下列文书材料,不必立卷归档:

1、委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电子数据、电话记录、谈话记录以及复函等;

2、没有参考价值的邮寄凭证;

3、其他律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿;

4、未经签发的文电草稿,历次修改草稿(定稿除外)。

第十条  对已提交给办案机关的证据材料,承办律师应将其副本或复印件入卷归档。

第十一条  对不能附卷归档的实物证据,承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。

第十二条  律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。具体顺序为(各所可根据实际情况适当调整):

一、刑事卷

1、案件受理登记表(拟办单)

2、风险告知书

3、刑事辩护协议

4、授权委托书

5、委托人身份证明

6、委托人与犯罪嫌疑人/被告人身份关系证明

7、委托人陈述笔录

8、公函(多个阶段一并委托的,多个公函可以列一起)

9、侦查阶段相关法律文书

10、审查起诉阶段相关法律文书

11、会见犯罪嫌疑人专用证明(多份证明的,可以列一起)

12、会见笔录(按时间顺序排列)

13、阅卷笔录

14、调查材料

15、变更强制措施申请书、羁押必要性审查申请书及司法机关回复文书

16、集体讨论记录

17、出庭通知书(有多份出庭通知书的,可以放一起)

18、庭审笔录(有多份笔录的,可以放一起)

19、辩护词

20、刑事判决书

21、上诉状(如二审代理的,则可不列入一审卷宗)

22、律师费发票、减免审批单(如因暂时无法收取的,应附承办律师书写的情况说明并经领导审批同意)

23、办案监督卡

24、结案报告

25、附卷材料

二、民事、行政代理卷

1、案件受理登记表(拟办单)

2、风险告知书

3、委托合同

4、授权委托书

5、公函

6、委托人谈话记录

7、诉前保全申请书、担保函、法院受理通知、法院反馈信息

8、起诉状、反诉状、上诉状

9、双方主体资格材料

10、原告证据材料

11、立案通知书、应诉通知书等

12、诉讼财产保全申请书、担保函、法院反馈信息

13、答辩状

14、被告方证据材料、其他诉讼参与人证据材料

15、延期开庭申请、法院调查申请、证人出庭申请等申请书

16、传票、出庭通知书(有多份的,可以放一起)

17、庭审笔录(有多份笔录的,可以放一起)

18、代理词

19、类案判决书

20、裁判文书

21、上诉状(如二审代理的,则可不列入一审卷宗)

22、执行申请书、执行阶段授权委托书及公函(仅指执行阶段不单独立案的情形)

23、票据凭证、减免审批单(如因风险代理等暂时无法收取的,应附承办律师书写的情况说明并经领导审批同意)

24、办案监督卡

25、结案报告

26、附卷材料

三、仲裁案件、执行案件、非诉讼法律事务卷

参照民行案件顺序,并按工作流程先后入卷。

四、法律顾问卷

1、客户信息登记表

2、法律顾问合同

3、授权委托书

4、客户主体资格材料

5、办理各类法律事务的记录和有关材料

6、律师费发票

7、办案监督卡

8、工作总结

9、附卷材料

第十三条  代书卷,如果律师每年代书的数量少的,可以按年度立一卷,如果数量多的,可以按季度、半年度分别立卷。卷内内容一般为每次代书的拟办单、代书协议、代书文书、文书签收单、发票,结案审批单(可选项)。同一卷内的多份代书材料,按时间顺序排列。

咨询类案件,可以不立卷,但收费咨询案件,必须做好统一登记,开具发票。登记簿上应该载明咨询人、咨询类别、收费金额及发票号码。

涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。

第十四条  终止委托的业务,承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档,承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中,排在全部文书材料之后。

 

第三章  立卷编目和装订

第十五条  律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号,全部页面均编页码。页号位置正面在右上角,背面在左上角。

第十六条  立卷人逐页填写案卷封面;填写卷内目录,内容整齐、字迹工整。

第十七条  卷内文书材料应按头上脚下或头左脚右原则装订。有关卷内文书材料的说明材料,应逐件填写在备考表内。

第十八条  承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准;结案日期以收到判决书(裁定书、调解书)之日为准;法律顾问业务的收结日期,以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结之日为结案日。

第十九条  律师业务文书材料装订前要进一步整理。

(一)对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面。

(二)对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。

(三)主要外文材料翻译成中文附后。

(四)卷面为A4,窄于或小于卷面的材料,用纸张加衬底;大于卷面的材料,按卷面大小折叠整齐。

(五)需附卷的信封要打开平放,邮票保留。

(六)利用废纸形成的材料,废纸面应用水笔划线标示。

(七)文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第二十条  案卷装订必须整洁、美观、牢固。

 

第四章  归    档

第二十一条  律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》有关规定提出保管期限,经律师事务所相关负责人审阅盖章后,移交档案管理人员,并办理移交手续。

第二十二条  档案管理人员接收档案时应进行严格审查,凡不符合立卷规定要求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。

第二十三条  涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷,确定密级,在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。

第二十四条  随卷归档的录音带、录像带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。

 

第五章  附    则

第二十五条  本制度自颁布之日起施行。